IA de voz en las propias instalaciones
El sistema que, en tu propia línea, responde y redacta la nota.
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Despachos de abogados
Las horas que nadie factura
Contestar el teléfono, estar pendiente de los plazos, redactar el informe para el cliente, preparar el expediente del caso. Dentro del bufete.
Pagaste para que sonara ese teléfono. Y luego sonó durante la vista judicial.
Socio directorLa notificación electrónica inicia el plazo, independientemente de que alguien la haya abierto o no.
SocioLa mayoría de las quejas en esta profesión no tienen que ver con perder. Tienen que ver con quedarse en silencio.
Relaciones con los clientesBúsqueda de conflictos, identidad, origen de los fondos, carta de encargo: todo ello horas antes de que entre un solo céntimo.
Responsable de cumplimiento normativo
¿Qué es lo primero que cambia?
Se atiende la llamada y se registra
El nombre de la persona que llama, el tipo de asunto y los hechos se registran en tu sistema de gestión de casos.
Se está pendiente del reloj
El plazo comienza a contar el día en que se recibe la notificación y se prorroga hasta que se acuse recibo.
El cliente se pone en contacto contigo primero
Las actualizaciones se redactan al alcanzar hitos y cuando un expediente queda en suspenso, y un profesional encargado del caso aprueba cada una de ellas.
¿Dónde se van las horas y qué construimos?
Llamadas de admisión
La llamada que se recibe durante la vista judicial
Un sistema de voz conectado a tu propia línea responde a todas las llamadas, registra el nombre, el tipo de asunto y los detalles, y introduce la nota en tu sistema de gestión de expedientes.
Nunca ofrece asesoramiento jurídico. Tu equipo lee notas, no mensajes de voz.
Plazos
El plazo que comienza en silencio
Creamos un centinela que lee la notificación el mismo día en que se recibe, calcula el plazo y va escalando el asunto hasta que se confirme su recepción.
La situación se va agravando hasta que un abogado concreto afirma que se ha tenido en cuenta.
Contacto con el cliente
«¿Hay alguna novedad?»
Creamos un sistema que supervisa cada asunto y redacta informes de situación para el cliente, tanto en los hitos como cada vez que un expediente lleva demasiado tiempo sin avanzar.
Tu responsable del caso lo aprueba. Nada llega al cliente sin haber sido aprobado.
Incorporación
Las horas que hay que dedicar antes de que un asunto dé algún fruto
Creamos un proceso de tramitación que reúne todo el expediente: búsqueda de conflictos, identidad, origen de los fondos y carta de encargo, junto con las pruebas adjuntas.
Tu responsable de cumplimiento autoriza o rechaza las solicitudes. Nunca abre un expediente.
Una semana con el sistema
- lunes
- Las llamadas del fin de semana se registran en el sistema de casos, junto con los datos correspondientes.
- martes
- Se recibe una notificación, se calcula el plazo y el asunto se va elevando hasta que un abogado lo confirme.
- miércoles
- Se muestran los archivos que han quedado en suspenso, y las actualizaciones preliminares están pendientes de aprobación.
- jueves
- Se recibe un expediente de admisión completo para que el responsable de cumplimiento lo apruebe o lo rechace.
- viernes
- Una búsqueda de precedentes muestra el fragmento y el contexto del que procede.
Ejemplo ilustrativo. Nada de lo que aquí se muestra es un resultado medido.
Lo que veríamos contigo
| Qué observamos | Cómo se mide | Valor de partida |
|---|---|---|
| Índice de consultas respondidas, por hora | Consultas recibidas frente a consultas respondidas, desglosadas por franja horaria. | Las llamadas fuera del horario laboral no aparecen de forma sistemática en los informes actuales. |
| Tiempo transcurrido desde la notificación hasta la confirmación de recepción | Tiempo transcurrido desde la recepción de la notificación hasta que un abogado designado la confirme. | Hoy no se ha medido, y precisamente por eso existe el riesgo. |
| Expedientes que aún no han sido tramitados por el cliente | Asuntos en los que no hay contacto con el cliente más allá del plazo acordado. | Nadie tiene la lista; las reclamaciones son el mecanismo de notificación actual. |
| Tiempo transcurrido desde el primer contacto hasta la apertura de la materia | Fecha y hora registradas del primer contacto hasta la decisión sobre el cumplimiento. | Normalmente no se registra, y el cliente ya está hablando con otra persona. |
| Horas administrativas no facturadas | Se indicaron las personas responsables y los horarios correspondientes a la recepción, el seguimiento y el formateo. | El punto de referencia más fácil de establecer, y el que perciben los socios. |
Preguntas que plantean los socios
¿Ofrecerá asesoramiento jurídico?
No. Responde, recopila información y redacta borradores. No asesora a la persona que llama, no toma decisiones sobre ningún asunto y no envía nada a un cliente ni a un tribunal sin que un abogado lo apruebe primero.
¿Salen los expedientes de nuestros clientes de la empresa?
No. El sistema se ejecuta dentro de la empresa, en vuestros servidores, y registra cada acceso. Quién puede ver cada expediente es una configuración que controla vuestra empresa, no nosotros.
¿El hecho de ejecutarlo en nuestros servidores nos permite cumplir con la normativa?
No por sí solo. Elimina una importante categoría de riesgo (el expediente del cliente nunca sale de un edificio bajo tu control), pero el cumplimiento normativo es tu proceso y tu responsabilidad. Nos ajustamos a los límites que establezca tu empresa.
Despachos de abogados
Dinos a dónde van a parar las horas no facturadas.
Envíanos los datos de las llamadas y la actividad de los expedientes de una semana y te diremos cuánto cuesta.
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