Sprach-KI vor Ort
Das System auf Ihrer eigenen Leitung, das Anrufe entgegennimmt und Notizen verfasst.
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Anwaltskanzleien
Die Stunden, die niemand in Rechnung stellt
Anrufe entgegennehmen, Fristen im Auge behalten, den Bericht für den Mandanten verfassen, die Aktenlage zusammenstellen. In der Kanzlei.
Sie haben dafür bezahlt, dass das Telefon klingelt. Dann klingelte es während der Verhandlung.
Geschäftsführender GesellschafterBei einer elektronischen Zustellung beginnt die Frist zu laufen, unabhängig davon, ob jemand die Sendung geöffnet hat oder nicht.
PartnerDie meisten Beschwerden in diesem Beruf beziehen sich nicht darauf, zu verlieren. Es geht vielmehr darum, in Vergessenheit zu geraten.
KundenbeziehungenPrüfung auf Interessenkonflikte, Identitätsprüfung, Herkunft der Mittel, Auftragsbestätigung: schon Stunden, bevor auch nur ein Cent eingeht.
Compliance-Beauftragter
Was ändert sich zuerst?
Der Anruf wird entgegengenommen und protokolliert
Der Name des Anrufers, die Art des Anliegens und der Sachverhalt werden in Ihrem Fallverwaltungssystem erfasst.
Man behält die Uhr im Auge
Die Frist beginnt an dem Tag, an dem die Benachrichtigung eingeht, und verlängert sich so lange, bis eine Bestätigung vorliegt.
Der Kunde hört zuerst von Ihnen
Aktualisierungen werden an Meilensteinen und bei Stillstand eines Vorgangs erstellt und von einem zuständigen Mitarbeiter genehmigt.
Wohin die Zeit vergeht und was wir schaffen
Erstgespräche
Der Anruf, der während der Gerichtsverhandlung eingeht
Ein Sprachsystem auf Ihrer eigenen Leitung nimmt jeden Anruf entgegen, erfasst den Namen, die Art der Angelegenheit und die Sachverhalte und speichert die Notiz in Ihrem Fallverwaltungssystem.
Es erteilt niemals Rechtsberatung. Ihr Team liest Notizen, keine Sprachnachrichten.
Fristen
Die Frist, die still beginnt
Wir richten einen Sentinel ein, der die Benachrichtigung am Tag ihres Eingangs ausliest, die Frist berechnet und die Eskalation so lange fortsetzt, bis sie bestätigt wird.
Die Situation spitzt sich zu, bis ein namentlich genannter Anwalt erklärt, dass dies zur Kenntnis genommen wurde.
Kundenkontakt
„Gibt es Neuigkeiten?“
Wir entwickeln ein System, das jeden Fall überwacht und bei Meilensteinen sowie immer dann, wenn eine Akte schon zu lange unerledigt ist, einen Bericht für den Mandanten erstellt.
Ihr zuständiger Mitarbeiter genehmigt es. Nichts gelangt ohne Genehmigung zum Mandanten.
Einarbeitung
Die Stunden, bevor eine Angelegenheit überhaupt etwas einbringt
Wir erstellen eine einzige Eingabedatei, in der die gesamte Akte, einschließlich Konfliktsuche, Identitätsnachweis, Herkunft der Mittel und Mandatsvereinbarung, mit den beigefügten Belegen zusammengefasst ist.
Ihr Compliance-Beauftragter genehmigt oder lehnt ab. Er leitet niemals ein Verfahren ein.
Eine Woche mit dem System
- Montag
- Die Anrufe vom Wochenende sind als Notizen im Fallverwaltungssystem erfasst, wobei der Sachverhalt festgehalten wurde.
- Dienstag
- Es geht eine Benachrichtigung ein, die Frist wird berechnet, und der Vorgang wird eskaliert, bis ein Anwalt dies bestätigt.
- Mittwoch
- Dateien, deren Bearbeitung zum Stillstand gekommen ist, werden aufgelistet, und die Entwürfe für Aktualisierungen warten auf ihre Genehmigung.
- Donnerstag
- Eine Eingangsdatei wird vollständig an den Compliance-Beauftragten übermittelt, der sie freigeben oder sperren kann.
- Freitag
- Eine Präzedenzfall-Suche liefert die Passage und die Quelle, aus der sie stammt.
Veranschaulichendes Beispiel. Hier handelt es sich um keine Messwerte.
Was wir uns mit dir ansehen würden
| Worauf wir achten | Wie gemessen wird | Ausgangswert |
|---|---|---|
| Anteil der beantworteten Anfragen, nach Stunde | Eingegangene Anfragen im Vergleich zu beantworteten Anfragen, aufgeschlüsselt nach Tageszeit. | Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten werden in der aktuellen Berichterstattung systematisch nicht erfasst. |
| Zeit zwischen Benachrichtigung und Bestätigung | Stunden vom Eingang der Benachrichtigung bis zur Bestätigung durch einen namentlich genannten Anwalt. | Heute wurde keine Messung durchgeführt, und genau deshalb besteht das Risiko. |
| Akten, bei denen noch kein Kontakt zum Mandanten hergestellt wurde | Angelegenheiten, bei denen über den vereinbarten Zeitraum hinaus kein Kontakt zum Kunden stattfindet. | Niemand verfügt über diese Liste; Beschwerden sind derzeit der einzige Mechanismus zur Meldung. |
| Zeit vom ersten Kontakt bis zur Eröffnung der Sache | Zeitstempel des ersten Kontakts bis zur Compliance-Entscheidung wurde erfasst. | Meistens wird das nicht nachverfolgt, und der Kunde unterhält sich bereits mit jemand anderem. |
| Nicht in Rechnung gestellte Verwaltungsstunden | Namentliche Nennung der Verantwortlichen und der Arbeitszeiten bei der Erfassung, Nachverfolgung und Aufbereitung. | Die am einfachsten zu ermittelnde Ausgangsbasis, die auch die Partner spüren. |
Fragen, die Partner stellen
Wird dort Rechtsberatung angeboten?
Nein. Es beantwortet Anfragen, erfasst Informationen und erstellt Entwürfe. Es berät Anrufer nicht, trifft keine Entscheidungen und sendet nichts an einen Mandanten oder ein Gericht, ohne dass dies zuvor von einem Anwalt genehmigt wurde.
Verlassen unsere Mandantenakten die Kanzlei?
Nein. Das System läuft innerhalb Ihrer Kanzlei auf Ihren Servern, wobei jeder Zugriff protokolliert wird. Wer welche Akte einsehen darf, ist eine Einstellung, die Ihre Kanzlei festlegt, nicht wir.
Erfüllt die Ausführung auf unseren Servern die gesetzlichen Anforderungen?
Nein, nicht von selbst. Es beseitigt zwar eine große Risikokategorie (die Kundenakte verlässt niemals ein Gebäude, das unter Ihrer Kontrolle steht), doch die Einhaltung der Vorschriften ist Ihr Prozess und Ihre Einschätzung. Wir richten uns nach den Grenzen, die Ihr Unternehmen festlegt.
Teil von Agentic Systems & Automation →
Interne Tools
Ein einziger Bildschirm, auf dem alle aktuellen Fristen und die jeweils zuständigen Personen angezeigt werden.
Mehr lesenAgent Studio
Dort, wo die Richtlinien schriftlich festgehalten sind und jede Änderung mit einer Versionsnummer versehen wird.
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Sagen Sie uns, wohin die nicht in Rechnung gestellten Stunden fließen.
Senden Sie uns die Daten zu den Anrufen und Aktenvorgängen einer Woche zu, und wir teilen Ihnen die Kosten mit.
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