Hukuk büroları
Kimsenin faturalamadığı saatler
Herkes duruşmadayken gelen aramayı yanıtlamak, sessizce başlayan süreyi izlemek, müvekkil bilgilendirmesini hazırlamak ve dosyayı toplamak; büronun içinde, denetim altında.
O telefonun çalması için para verdiniz. Sonra herkes duruşmadayken çaldı.
Yönetici ortakElektronik tebligat, kimse açmasa da süreyi başlatıyor. Ortakları uykusuz bırakan kısım da bu.
OrtakBu meslekteki şikâyetlerin çoğu kaybetmekle ilgili değil; sessiz kalmakla ilgili.
Müvekkil ilişkileriÇıkar çatışması taraması, kimlik, fon kaynağı, vekâlet sözleşmesi; tek kuruş girmeden önce saatler.
Uyum sorumlusu
Önce ne değişir
Arama yanıtlanır ve yazıya döker
Arayanın adı, iş türü ve olaylar sesli mesaj olarak değil, dosya sisteminize not olarak düşer.
Süre izlenir
Tebligat düştüğü gün süre hesaplanır ve adı belli bir avukat gördüğünü söyleyene kadar yükseltilir.
Müvekkil önce sizden duyar
Bilgilendirmeler kilometre taşlarında ve dosya durduğunda hazırlanır; her birini bir avukat onaylar.
Saatlerin nereye gittiği ve ne kurduğumuz
Arama
Herkes duruşmadayken gelen arama
O telefonun çalması için para verdiniz. Kendi hattınıza, her aramayı yanıtlayan; arayanın adını, iş türünü ve olayları alan, geri arama saati öneren ve notu doğrudan dosya sisteminize yazan bir ses sistemi kurarız.
Asla hukuki tavsiye vermez. Ekibiniz sabah sesli mesaj değil, not okur.
Süre
Sessizce başlayan süre
Elektronik tebligat, kimse açmasa da işlemeye başlar; ortakları uykusuz bırakan kısım da budur. Tebligatı düştüğü gün okuyan, süreyi hesaplayan ve teyit alınana kadar yükseltmeye devam eden bir nöbetçi kurarız.
Adı belli bir avukat süreyi gördüğünü söyleyene kadar yükseltir ve kimin gördüğünü kaydeder.
İletişim
“Bir gelişme var mı?”
Bu meslekteki şikâyetlerin büyük kısmı kaybetmekle değil, sessiz kalmakla ilgilidir. Her dosyayı izleyen ve müvekkil bilgilendirmesini hazırlayan bir sistem kurarız; kilometre taşlarında ve bir dosya fazla durduğunda.
Avukatınız tek tıkla onaylar. Onaysız hiçbir şey müvekkile ulaşmaz.
Dosya açılışı
Dosya kazanç getirmeden önceki saatler
Çıkar çatışması taraması, kimlik, fon kaynağı, vekâlet sözleşmesi. Hiçbir şey girmeden önce saatlerce iş; üstelik müvekkil çoktan başka bir büroyla konuşuyor. Tüm dosyayı kanıtıyla toplayan tek bir giriş hattı kurarız.
Uyum sorumlunuz onaylar veya durdurur. Sistem kendi başına dosya açmaz.
Sistemle geçen bir hafta
- Pazartesi
- Hafta sonunun aramaları; arayan, iş türü ve olaylar alınmış hâlde dosya sisteminde not olarak duruyor.
- Salı
- Bir tebligat düşüyor, süre hesaplanıyor ve adı belli bir avukat gördüğünü teyit edene kadar yükseltiliyor.
- Çarşamba
- Duran dosyalar listeleniyor ve hazırlanmış bilgilendirmeler avukatın onayını bekliyor.
- Perşembe
- Bir dosya; çıkar çatışması, kimlik ve fon kaynağı tamam hâlde uyum sorumlusunun onayına geliyor.
- Cuma
- Bir emsal araması ilgili paragrafı ve geldiği dosyayı döndürüyor; uygulanıp uygulanmayacağına avukat karar veriyor.
Örnek bir akış, ölçülmüş bir sonuç değildir.
Sizinle birlikte neyi izleriz
| Neyi izliyoruz | Nasıl ölçülür | Başlangıç değeri |
|---|---|---|
| Saat bazında yanıtlanan talep oranı | Gelen taleplere karşılık yanıtlananlar; günün saatine göre, kendi hattınızdan. | Mesai dışı aramalar mevcut raporlamada sistematik olarak görünmüyor. |
| Tebligattan teyide kadar geçen süre | Tebligatın düşmesinden, adı belli bir avukatın gördüğünü teyit etmesine kadar geçen saat. | Bugün ölçülmüyor; riskin kaynağı da tam olarak bu. |
| Müvekkil teması olmayan dosyalar | Kararlaştırılan aralığın ötesinde müvekkile dönük iletişimi olmayan dosyalar; avukat bazında listelenir. | Bu listeye kimse sahip değil; bugünkü raporlama mekanizması şikâyetler. |
| İlk temastan dosya açılışına süre | İlk temasın zaman damgasından uyum kararının kaydedilmesine kadar. | Genelde takip edilmiyor ve müvekkil çoğu zaman çoktan başka bir büroyla konuşuyor. |
| Faturalanmayan idari saatler | Dosya açılışı, takip ve biçimlendirme için adı belli kişiler ve haftalık saatler; öncesi ve sonrasıyla. | Dürüstçe oturtulması en kolay ve ortakların en çok hissettiği değer. |
Ortakların sorduğu sorular
Hukuki tavsiye verir mi?
Hayır. Yanıtlar, kaydeder ve taslak hazırlar. Arayana tavsiye vermez, bir işi karara bağlamaz ve bir avukat onaylamadan müvekkile ya da mahkemeye hiçbir şey göndermez.
Müvekkil dosyalarımız bürodan çıkıyor mu?
Hayır. Sistem büronun içinde, kendi sunucularınızda çalışır ve her erişimi kaydeder. Hangi dosyayı kimin görebileceği bizim değil, büronuzun kontrol ettiği bir ayardır.
Kendi sunucumuzda çalışması bizi mevzuata uygun kılar mı?
Hayır, tek başına kılmaz. Büyük bir risk başlığını ortadan kaldırır (müvekkil dosyası kontrol ettiğiniz binadan çıkmaz), ama uygunluk sizin süreciniz ve değerlendirmenizdir. Biz büronuzun koyduğu sınıra göre kurarız.
Hukuk büroları
Faturalanmayan saatlerin nereye gittiğini anlatın.
Bir haftalık arama ve dosya hareketinizi gönderin, size neye mal olduğunu söyleyelim.
Bizimle konuşun