Birçok CRM sistemi günlük e-posta gönderebilir. Yaygın olarak kullanılan iki CRM sistemi, yardım sayfalarında günlük e-postalarını açıklamaktadır ve her ikisi de tek bir satış temsilcisi için yazılmıştır. Biri, o kişinin o günkü toplantılarını listeler. Diğeri ise kişinin önceki gün aldığı bildirimleri özetler.
Yönetim kurulunun başka bir şeye daha ihtiyacı vardır. Dün işletmenin genel olarak neler yaptığına dair kısa bir özet ve bu özetteki her bir rakamı doğrulayabileceği bir yol gereklidir. Bu yazı, böyle bir özetin neleri içermesi gerektiğini ve yönetim kurulunun neyi alması gerektiğini ele almaktadır. Ayrıca, bir özetin güvenilir olmasını sağlayan iki kuralı da ele almaktadır: her rakam kaynak kaydını açar ve özet, bir sistemin okunamadığı durumları belirtmelidir.
Neden CRM tek başına yönetim kurulu özetini veremez?
Bir şirketteki her sistem, kayıtların bir kısmını barındırır. CRM sisteminiz neyin satıldığını bilir. Muhasebe programınız neyin faturalandırıldığını ve neyin ödendiğini bilir. ERP sisteminiz neyin üretildiğini ve sevk edildiğini bilir. Yönetim kurulunun soracağı bir soru genellikle bu sistemlerden birden fazlasını gerektirir.
Sistemler ayrıca farklı zaman noktalarında kayıt tutar. Bir CRM, satış ekibi anlaşmayı “kazanılmış” olarak işaretlediğinde satışı kaydeder. Bir ERP ise şirketin muhasebe politikasına bağlı olarak siparişin oluşturulduğu, teslim edildiği veya faturalandırıldığı anda kayda alır. Dolayısıyla, aynı hafta için iki doğru rapor farklı toplamlar gösterebilir.
Sistemler arasında da boşluklar oluşmaktadır. Bir satış işlemi “kazanıldı” olarak işaretlenir, ancak ardından hiçbir satış siparişi veya fatura gelmez. Telefonla bir sipariş alınır, ancak bu sipariş CRM sistemine hiç girilmez. Sistemler birbirine bağlı olmadığında, satış elemanları faturanın ödenip ödenmediğini muhasebeye sormak zorunda kalır; çünkü satış kaydı bunu göstermez.
Özetin hangi sistemleri ele aldığı ve yönetim kurulunun neyi aldığı
Yönetim kurulu özeti, her sabah CRM, muhasebe programı ve ERP verilerini inceler. Bu özet, söz konusu sistemlerin yerini almaz. Kayıt sistemleri olarak işlevlerini sürdürürler ve özet, bu sistemlerdeki verileri raporlar.
Yönetim kuruluna sunulan özet, kısa ve sade cümlelerle yazılmıştır. Bir önceki günü kapsamaktadır:
- satılan, faturalandırılan, tahsil edilen ve teslim edilenler;
- sevk edilmeyen bir sipariş veya hâlâ beklemede olan bir onay gibi, ilerleme kaydedilmeyen konular;
- aynı müşteri, sipariş veya tutar konusunda iki sistem arasında uyuşmazlık olduğu durumlarda;
- verilerin her bir sistemden ne zaman alındığı.
İlerleme kaydedilmeyen konuların listesi, genellikle toplam rakamlardan daha önemlidir. Toplam rakamlar günün nasıl geçtiğini gösterir. İstisnalar ise nerelere sorulması gerektiğini gösterir.
Her rakam kaynak kaydını açmalıdır
Yazılım tarafından yazılan bir özet yanlış olabilir ve yine de kesinmiş gibi gelebilir. Yapay zeka tarafından yazılan CRM notlarına ilişkin bir gelir operasyonları kılavuzu bunu kısaca şöyle ifade eder: Kendinden emin bir yanlış değer, boş bir değerden daha kötüdür. Yapay zeka raporlarına ilişkin bir muhasebe kılavuzu da rakamlar hakkında aynı noktaya değinir: Bir işleme dayandırılamayan bir rakam, bir tahmindir.
Dolayısıyla, özetteki her bir rakam, arkasındaki kaydı (anlaşma, fatura, sipariş veya ödeme) açmalıdır. Bir rakama şüphe duyan bir yönetim kurulu üyesi, toplantıdan önce o kaydı açıp kontrol edebilir.
Özet, her bir sistemi ne zaman okuduğunu da belirtmelidir. Bir özet, okuduğu sistemler kadar günceldir. Gece yapılan banka mutabakatları tamamlanmadan sabahın erken saatlerinde alınan bir nakit bakiyesi, bir önceki günün nihai rakamı olmayabilir.
Bir sistem okunamadığında
Bağlantılar kesilebilir. Gece saatlerinde bir sunucu yeniden başlatılabilir veya bağlantının kullandığı şifrenin geçerlilik süresi dolabilir.
İki tür kısayol cazip gelse de her ikisi de yanıltıcıdır. Birinde boşluk, önceki günün rakamıyla doldurulur. Diğerinde ise satır, herhangi bir açıklama yapılmadan boş bırakılır. Her iki durumda da yönetim kurulu, eksik bir özeti eksiksizmiş gibi değerlendirir. Üst düzey yöneticiler için otomatik brifinglere ilişkin bir kılavuzda bu durum açıkça belirtilmiştir: okuyucuya hangi verilerin mevcut olmadığını söylemek, eksik bir rakamı sessizce eklemekten daha değerlidir.
En doğru davranış basittir. Özet, o sabah okunamayan sistemin adını belirtir, ilgili kısmı boş bırakır ve tahminde bulunmaz. Yukarıda alıntılanan muhasebe kılavuzu, “Bende yok” cevabını vermesine izin verilen bir yapay zekanın, bu izne sahip olmayan bir yapay zekaya kıyasla daha az cevap uydurduğunu ekler.
Analiz modu: bir sorunun kaynağını sorgulamak
Özet, neler olduğunu anlatır. Bazen yönetim kurulunun bir rakamın neden tutarsız olduğunu bilmesi gerekir. Analiz modu bu soruyu yanıtlar. Bir sorunun kaynağını sorarsınız; sistem CRM, muhasebe programı ve ERP verilerini bir arada inceler, ardından bu sistemler arasında uyuşmazlık olan noktaları ve işlerin tıkanma noktalarını raporlar.
Tipik bulgular şu şekildedir:
- kazanılmış olarak işaretlenmiş ancak hiçbir zaman faturalandırılmamış bir anlaşma;
- arkasında sipariş bulunmayan bir fatura;
- gecikmiş ödeme;
- kimsenin harekete geçmediği bir onay.
Bir tutarsızlık tespit etmek, sorunu çözmez. Hangi sistemin doğru olduğunu birinin belirlemesi gerekir. Bunun için sizden iki yetkili kişi belirlemenizi isteriz: biri satış departmanından, diğeri finans departmanından; iki kayıt arasında uyuşmazlık olduğunda hangisinin doğru olduğuna onlar karar verir. Muhasebe programında veya ERP sisteminde yapılacak herhangi bir değişiklik, bu yetkili kişilerin onayını bekler.
Yapay zeka destekli CRM sistemimiz nasıl çalışır?
Günlük Yönetim Kurulu Özetini İçeren Yapay Zeka Destekli CRM ürünümüz, bu tür bir özeti almanın yollarından biridir. Bu, muhasebe programınıza ve ERP sisteminize bağlı bir CRM'dir. Her sabah yönetim kurulu, önceki güne ait kısa bir yazılı rapor alır: neyin satıldığı, faturalandırıldığı, tahsil edildiği ve teslim edildiği ile neyin ilerlemediği. Her rakam, kaynağını oluşturan kaydı açar. O sabah bir sistem okunamadığında, özet raporda bu durum belirtilir.
Analiz modu, üç sistem arasında uyuşmazlıkların olduğu ve işlerin tıkanma noktalarının nereler olduğunu raporlar. Muhasebe programınız ile ERP sisteminizin sunduğu bağlantıları analiz eder ve bu bağlantıları sizin için oluştururuz. Bu sistemler, kayıt sistemleriniz olarak kalmaya devam eder. Bazı satıcılar arayüzlerini ayrı olarak lisanslar; biz de analiz sırasında, herhangi bir iş için fiyat teklifi vermeden önce bunu kontrol ederiz. Belirlenmiş bir kişinin onayı olmadan muhasebe programınızda veya ERP sisteminizde hiçbir değişiklik yapılmaz.
CRM modüler bir yapıya sahiptir. Her müşteri için yeniden tasarlanır ve iş süreçlerindeki değişikliklere göre güncellenir. Telefon ajanımızı entegre ederseniz, gelen her arama CRM’ye kaydedilir; aramalar ve toplantılar, ekibinizin onaylaması için buraya işlenir. Yazılım, kendi sunucularınızda veya bizim bulut ortamımızda çalışır; seçim size kalmıştır. Veriler size aittir ve şartlar her bir anlaşma kapsamında kararlaştırılır. Müşteriye Uygun Olarak Tasarlanmış ERP ürünümüz de aynı günlük özet ve analiz moduna sahiptir.
Kendi sistemlerinizde bir sabah özetinin nasıl olabileceğini görmek isterseniz, kullandığınız sistemleri bize bildirin.