Günümüzde birçok CRM ve ERP sistemi yapay zeka asistanıyla birlikte sunulmaktadır. Bu sistemleri halihazırda kullanan bir şirketin iki seçeneği vardır: her bir satıcının sunduğu özellikleri etkinleştirmek ya da şirketin kontrolündeki bir sisteme yapay zeka entegre etmek.
Her iki seçenek de doğru olabilir. Seçim, büyük ölçüde verilerin nereye gideceği, bir değişikliği kimin onaylayacağı ve sorunun birden fazla sistem gerektirip gerektirmediğine bağlıdır. Bu yazı, bir tedarikçinin sunduğu özelliğin ne zaman yeterli olduğunu ve yapay zekanın ne zaman kendi sisteminizin bir parçası olması gerektiğini açıklamaktadır.
Yerleşik yapay zeka özellikleri genellikle ne işe yarar?
Ürünler arasında özellikler birbirine benzerdir. CRM’ler için satıcı belgelerinde kayıt özetleri, kayıtlarda yapılan son değişiklikler, toplantı hazırlığı, e-posta taslağı oluşturma ve sade dille soru sorma listelenir. ERP satıcıları ise şirket verileriyle ilgili soruları yanıtlayan ve alanlar için değerler öneren asistanları belgeler. Bazıları ayrıca gelen tedarikçi faturalarını okur, bunları satın alma siparişleriyle eşleştirir ve bir kişinin incelemesi için banka mutabakatı eşleşmeleri önerir.
Günümüzde birçok satıcı, kullanıcı başına fiyatın yanı sıra yapay zeka hizmetlerini kullanım bazında da ücretlendiriyor: kredi başına, eylem başına veya çözülen görüşme başına. Bu özelliklerin çoğu, ürünün halihazırda elinde bulundurduğu veriler etrafında tasarlanmıştır.
Satıcının sunduğu özellik yeterli olduğunda
Yerleşik bir özellik genellikle doğru seçimdir. Aşağıdaki koşullar sağlandığında bu genellikle yeterlidir:
- soru, tek bir sistemin verilerinden yanıtlanabilir;
- verilerin satıcının bulutunda işlendiğini kabul edersiniz;
- yapay zeka taslak hazırlar veya özetler; gönderilmeden veya kaydedilmeden önce bir kişi sonucu okur;
- kullanım başına maliyet, beklediğiniz hacimde kabul edilebilir seviyede kalır.
Bu durumlarda, kendi yazılımınızı geliştirmek maliyeti artırır ve karşılığında çok az fayda sağlar. Satıcı, özelliğin bakımını üstlenir ve ekibiniz bu özelliği zaten aşina olduğu bir araç içinde kullanır. Aynı mantık genel olarak yazılımlar için de geçerlidir: Çoğu firmada aynı şekilde işleyen bir süreç, genellikle hazır bir ürünle daha hızlı ve daha az riskle karşılanır.
Yapay zeka ne zaman kendi sisteminizin bir parçası olur?
Kontrolünüz altındaki bir sisteme yapay zeka entegre etmek dört durumda mantıklıdır.
Bu sorunun çözümü için birden fazla sisteme ihtiyaç vardır
Yönetim kurulu, siparişler artmışken bir ay içinde faturalandırılan satışların neden düştüğünü sorar. Cevap, hem CRM’de, hem muhasebe programında hem de ERP’de bir arada yatmaktadır. Bu sistemler aynı satışı farklı zamanlarda kaydeder ve aralarında boşluklar oluşur: faturası olmayan kazanılmış bir anlaşma, CRM’e hiç girilmemiş bir sipariş gibi. Genellikle tek bir ürünün verileri etrafında tasarlanmış bir asistan, yalnızca o ürünün kısmını görür.
Veriler şirket içinde kalmalıdır
Bazı firmalar, kayıtlarının kendi sunucularında kalmasını ister. Bazı yerleşik yapay zeka özellikleri ise yalnızca satıcının bulut ortamında sunulur. Büyük bir satıcının belgelerinde, satış asistanının CRM yazılımının şirket içi kurulumlarında kullanılamayacağı belirtilmektedir. Sistemleriniz kendi sunucularınızda çalışıyorsa, planlamanızı yapmadan önce yapay zeka bileşeninin nerede çalıştığını kontrol edin.
ERP’de yapay zeka konusunda hazırlanan bir Türk kılavuzu, dikkate alınması gereken bir kural ortaya koymaktadır: fiyat listeleri, sözleşmeler, finansal veriler, kişisel veriler ve ticari sırlar, kontrolsüz bir şekilde dışarıdaki yapay zeka hizmetlerine gönderilmemelidir.
Her değişiklik, yetkili bir kişi tarafından onaylanmalıdır
Bazı kayıtlar, bir yapay zekanın kendi başına değiştiremeyeceği kadar önemlidir: bir ödeme, bir fiyat, bir muhasebe kaydı, bir tahminin dayandığı anlaşma aşaması gibi. Aynı kılavuzda, yüksek etkili süreçlerde insan onayı ve iş kuralı kontrollerinin korunması gerektiği, buna karşın rapor özetlerinin otomatik olarak oluşturulabileceği belirtilmektedir. Bir gelir operasyonları kılavuzu, bu kuralı iki kısa cümleyle ifade etmektedir: “Bir öneri kabul edilebilir. Ancak, onay alınmadan yapılan değişiklik kabul edilemez.”
Kendi sisteminizin içinde, yapay zekanın hangi eylemleri kendi başına gerçekleştirebileceğine ve hangilerinin belirli bir kişinin onayını bekleyeceğine siz karar verirsiniz.
Süreç size aittir
Şirketinizi rakiplerinden ayıran iş, halihazırda sizin için geliştirilmiş bir yazılımda yürütülüyorsa, bu işi destekleyen yapay zeka da aynı sistemde yer almalıdır. Hazır bir yapay zeka özelliği, o paketin öngördüğü süreç için tasarlanmıştır.
Neyi satın almaya devam etmeli, neyi geliştirmeli?
Kayıt sistemlerinizi koruyun. Güvendiğiniz CRM, muhasebe programı ve ERP olduğu yerde kalır; yapay zeka katmanı ise bu sistemlerin verilerini, satıcıların yayınladığı arayüzler aracılığıyla okur. Bazı satıcılar bu arayüzün lisansını ayrı olarak verir; bu nedenle herhangi bir iş teklifi almadan önce şartları kontrol edin.
Ardından, birden fazla sistemi okuması gereken veya sunucularınızda kalması gereken kısmı oluşturun ve ona net kurallar belirleyin:
- yapay zeka raporlarındaki her bir rakam, kaynağını oluşturan kayda kadar izlenebilir;
- bir sistem okunamadığında, yapay zeka bunu belirtir ve tahminde bulunmaz;
- kayıtlardaki değişiklikler, belirlenen kişinin onayını bekler;
- veriler öncelikle temizlenir; çünkü mükerrer müşteriler ve hatalı stok rakamları, yapay zekanın ürettiği her şeyin kalitesini düşürür.
Bugün ekibinizin zamanını alan tek bir iş akışıyla başlayın. İlk aşamada dar kapsamlı bir yapı, bu yaklaşımın verilerinizde işe yarayıp yaramadığını erken aşamada gösterir.
Konuya nasıl yaklaşıyoruz?
Geliştirdiğimiz iç araçlarda, kural şudur: işleri ajanlar hazırlar, kararları ise insanlar verir. Ajan, işi hazırlar ve ne yaptığını kaydeder. Bir kişi, bağlamı inceler ve eylemi onaylar. Ancak o zaman ajan eylemi gerçekleştirir ve bu adım da kayıt altına alınır.
Yapay Zeka Destekli CRM ve ERP ürünlerimiz, değişiklikler konusunda aynı kuralı izler: Muhasebe programınızda veya ERP sisteminizde, yetkili bir kişinin onayı olmadan hiçbir değişiklik yapılmaz. Her ikisi de CRM, muhasebe programı ve ERP sistemini bir arada okuyan bir analiz moduna sahiptir. Her ikisi de kendi sunucularınızda veya bizim bulutumuzda çalışır; seçim size kalmıştır.
Hangi yapay zeka özelliklerini etkinleştireceğinize ve hangilerini geliştireceğinize karar veriyorsanız, kullandığınız sistemleri ve bu sistemlerden ne beklediğinizi bize bildirin.