Bu soru genellikle mevcut sistem işin ihtiyaçlarını karşılamayı bıraktığında gündeme gelir. Üretim planları elektronik tablolarda tutulur. Aynı müşterilere ait iki farklı liste, iki farklı sistemde saklanır. Bu noktada orta ölçekli bir şirket bir seçim yapmak zorundadır: hazır bir ERP, özel bir ERP ya da ikisinin bir karışımı.
Her iki seçenek de her durumda doğru değildir. Bu konudaki bir Türk rehberi, aradaki farkı basitçe şöyle açıklamaktadır: Hazır bir ERP sisteminde işletme yazılıma uyum sağlar; özel geliştirilmiş bir ERP sisteminde ise yazılım işletmeye uyum sağlar. Bu yazı, karar vermeyi etkileyen noktaları ele almaktadır: süreçlerinize uygunluk, birkaç yıllık toplam maliyet, e-fatura gibi mevzuat gereklilikleri, halihazırda kullandığınız muhasebe programı ve aşamalı olarak kurulum.
Süreçlerinize uygunluk
İş süreçlerinizden başlayın, tek tek ele alın. Bir süreç, işletmenizde diğer çoğu işletmede olduğu gibi işliyorsa, hazır bir ürün genellikle işi daha hızlı ve daha az riskle halleder. Siparişler, stok, faturalandırma ve tahsilatlar genellikle bu gruba girer.
Özel yazılım, çalışma şeklinizin standarttan farklı olduğu durumlarda mantıklı bir seçimdir. Alıcı kılavuzlarında şu gibi işaretler sıralanmaktadır:
- her müşteri için sipariş üzerine üretilen veya yapılandırılan ürünler;
- üretim planları veya satış komisyonları, yazılım paketi bunları barındıramadığı için elektronik tablolarda tutulur;
- kendi portallarına ihtiyaç duyan bayiler veya alt yükleniciler;
- verilerin kendi sunucularınızda kalması şartı.
Kılavuzlar ikinci bir test daha ekliyor: her bir sürecin önümüzdeki yıllarda ne kadar değişeceği. Yararlı bir ilk alıştırma, insanların bugün yan listelerini nerede tuttuklarını yazmaktır. Her yan liste, mevcut yazılımın işin gerekliliklerine uymadığı bir noktayı işaret eder.
Birkaç yıllık toplam maliyet
Lisans veya abonelik ücreti genellikle bir ERP teklifinde yer alan ilk rakamdır. Nadiren toplam maliyetin tamamını oluşturur. Her iki seçeneği de birkaç yıllık aynı dönem üzerinden karşılaştırın ve ilk yılın maliyetlerini her yıl tekrarlanan maliyetlerden ayrı tutun.
Hazır bir ERP paketi için maliyet kalemleri genellikle şunları içerir:
- lisanslar veya abonelikler;
- uygulama ve özelleştirme;
- yıllık bakım;
- e-fatura entegratörü kullanılıyorsa, buna ilişkin ücretler;
- yükseltme sonrasında yeniden yapılması gereken özelleştirme.
Özel bir ERP için genellikle aşağıdakiler dahil edilir:
- iş analizi;
- geliştirme ve test;
- eski sistemden verilerin aktarılması;
- barındırma;
- yıllık destek.
Aynı döneme ait toplam rakamları yan yana koyun. Bir yıllık abonelik ücretinin yanına yazılmış tek seferlik proje ücreti size pek bir şey ifade etmez. Sözleşme imzalandıktan sonra ortaya çıkan eksiklikler genellikle ek ürünler, ücretli değişiklikler veya yeni hesap tabloları olarak karşımıza çıkar. Bu nedenle, her iki seçenekten biri tercih edilmeden önce süreçlerin haritası çıkarılmalıdır.
E-fatura gibi düzenlemeler
Fatura düzenleyen bir ERP sistemi, kullanıldığı ülkenin faturalandırma kurallarına uymak zorundadır. Türkiye’de alıcı kılavuzları, firmalara bir sistemin e-faturaları, e-arşiv faturalarını, e-sevk irsaliyelerini ve e-defteri nasıl işlediğini kontrol etmelerini tavsiye eder: bunların sisteme entegre olup olmadığı, ek modül olarak satılıp satılmadığı veya bir e-fatura entegratörü aracılığıyla yönetilip yönetilmediği.
Ayrıca, bu kurallardaki değişiklikleri takip edecek birinin olması gerekir. Hazır bir yazılım kullanıldığında, bunu genellikle satıcı yapar. Özel bir sistemde ise bunu siz veya tedarikçiniz yaparsınız. Birçok firma için bu, faturalama ve muhasebe işlemlerini hazır bir yazılımda yürütmeye devam etmenin iyi bir nedenidir.
Mevcut muhasebe programınızı korumak
Bu durum, burada alıntılanan Türk kılavuzların da önerdiği karma bir yaklaşıma yol açar. Muhasebe ve düzenlemelere tabi işler, hazır bir programda yürütülür. Şirketi farklı kılan operasyon kısmı ise özel yazılım olarak geliştirilir. İkisi, muhasebe programının sunduğu arayüz aracılığıyla birbirine bağlanır. Kılavuzlardan biri, bunu Türkiye’deki orta ölçekli şirketler için en yaygın ve ekonomik seçenek olarak nitelendirir.
Bu entegrasyonun başarılı olması için iki koşul gereklidir. İlk olarak, planlamaya başlamadan önce muhasebe programınızın hangi arayüzü sunduğunu kontrol edin. Bazı satıcılar arayüzlerini ayrı olarak lisanslar, bazı ürünler ise hiç arayüz sunmaz. İkinci olarak, müşteriler, ürünler, fiyatlar ve stok gibi her bir veri türü için hangi sistemin referans olacağına karar verin. Bir rehber, bu kural olmadan bir şirketin birkaç ay içinde iki farklı müşteri listesine sahip olabileceği konusunda uyarıyor.
Modüller ve aşamalar halinde geliştirme
Her iki seçeneğin de aynı anda hayata geçirilmesi gerekmez. Kılavuzlar, tek bir depo, tek bir ürün grubu veya tek bir şube gibi sınırlı bir kapsamda gerçek işlemlerin gerçekleştirildiği bir pilot uygulama yapılmasını önermektedir. Ayrıca, eski sistem devre dışı bırakılmadan önce yeni sistemin bir süre eski sistemle paralel olarak çalıştırılmasını da tavsiye etmektedir.
Aşamalı bir plan, kararın getireceği riski de sınırlar. Her aşamanın kendi fiyat teklifi olduğunda, herhangi bir aşamadan sonra durabilirsiniz ve bir modülün uygun olup olmadığını erken aşamada öğrenebilirsiniz. Sistemin devreye alınmasından sonra, uygunluğu test etmenin basit bir yolu vardır: çalışanların kendi hesap tablolarını tutmaya devam edip etmediklerine bakmak. Eğer bir ekip hâlâ ayrı bir liste tutuyorsa, modül henüz işlerine uygun değildir. Özel Yazılım sayfamızda, işleri aşamalar halinde nasıl planladığımızı ve fiyatlandırdığımızı anlatıyoruz.
Karar vermenin kısa yolu
- Çoğu firmada olduğu gibi işleyen süreçler için hazır bir ERP paketi seçin. Bu, hızlı bir şekilde faaliyete geçmek isteyen ve mevzuat değişikliklerini satıcının takip etmesini isteyen bir firmaya uygundur.
- Şirketinizi rakiplerinden ayıran operasyon alanları için veya verilerin kendi sunucularınızda kalması gereken durumlar için özel yazılımlar geliştirin.
- Her ikisi de geçerliyse, muhasebe programını koruyun, geri kalanını geliştirin ve ikisini birbirine bağlayın.
ERP çözümümüzün uygun olduğu alanlar
Müşteriye Uygun Olarak Tasarlanmış ERP ürünümüz modüler bir yapıya sahiptir. Satış, sipariş ve faturalama; satın alma ve stok; finans ve muhasebe; üretim ve operasyonları kapsar. İhtiyacınız olan modülleri seçebilirsiniz. Modüller her müşteri için yeniden tasarlanır ve kullandığınız muhasebe programına entegre edilir. Belirlenmiş bir kişinin onayı olmadan o programda hiçbir değişiklik yapılmaz.
Herhangi bir yapılandırma yapılmadan önce satış, depo, finans ve üretim departmanlarıyla bir araya geliriz ve kullandığınız sistemleri ve bu sistemlerin sağladığı bağlantıları analiz ederiz. Yönetim kurulu, her sabah yapılanlarla ilgili kısa bir rapor alır; her rakam, ilgili kaydı açar. ERP, kendi sunucularınızda veya bizim bulutumuzda çalışır; seçim size kalmıştır. Verileriniz size aittir ve şartlar her proje için ayrı ayrı kararlaştırılır.
Eğer bu iki seçeneği değerlendiriyorsanız, hangi sistemleri kullandığınızı ve işlerin hangi noktada tıkanmakta olduğunu bize bildirin.